So klappt Konferenz im Krisenmodus.
Themen-Input von möglichst allen Teilgebern, multilateraler Austausch ohne Scheuklappen oder flexible Sprünge von Thema zu Thema – zahlreiche Vorteile haben dazu geführt, dass sich offene Konferenzformate in den letzten Jahren immer stärker durchgesetzt haben. BRANDAD Systems nutzt seit 2018 das Open Space Format, um alle zwei Wochen Anliegen seiner Mitarbeiter offen und dennoch zielgerichtet zu diskutieren und damit neue Impulse aufzunehmen und Entwicklungen anzustoßen.
In über 37 „Open BAS“-Terminen haben wir die Regeln und Prinzipien des Open Space Formats sehr zu schätzen gelernt. Welche wunderbar den Raum aufspannen und allen Teilgebern eine voll partizipative Kommunikation auf Augenhöhe ermöglichen:
Innerhalb der vier Prinzipien und des einen Gesetzes, laufen die OpenBAS-Termine immer nach einem ähnlichen Schema ab: Zunächst stellen Mitarbeiter Themen oder Impulse, die ihnen am Herzen liegen, im Rahmen eines Marktplatzes vor. Abhängig vom Interesse erarbeiten die Teilgeber mit Unterstützung eines Moderators die Agenda und verteilt die Themen auf mehrere Räume, in denen dann parallel gearbeitet werden kann.
Nähe und Dialog – wie geht das remote?
Dass ein Open Space Format bei BRANDAD Systems sehr schnell etabliert werden konnte, überrascht allenfalls von außen betrachtet: schon lange organisieren wir uns nach der Überzeugung, dass für cross-funktionale Teams die persönliche Nähe – idealerweise arbeiten wir in einem Raum – eine elementare Grundlage für maximale Transparenz, schnelle Abstimmung und eine angenehme Arbeitsatmosphäre darstellt.
Doch bei Open BAS Nummer 38 war plötzlich alles anders: Unter den Auswirkungen der Corona-Pandemie entschieden sich fast alle Teams, sich von einer Woche auf die andere vollständig zu virtualisieren – ein einschneidender Schritt vor allem für Teams, die es gewohnt sind, buchstäblich Schulter an Schulter zu arbeiten. Als wäre das Unterfangen, ein einzelnes Team remote zu organisieren, nicht schon groß genug – den nicht minder wichtigen, teamübergreifenden Austausch von über 80 Mitarbeitern eines Open BAS zu organisieren, erschien uns eine gewaltige Herausforderung.
Wie viel Space braucht denn ein Open Space?
Wir sind stolz auf unsere Arbeitskultur und selten bereit, in diesem Kontext Kompromisse einzugehen. Auf ein Format zu verzichten, das längst zu einem zentralen Bestandteil unseres Miteinanders geworden war? Undenkbar!
Wie lassen sich also 50 bis 80 Kollegen in einer offenen Konferenz integrieren – vom Home Office aus? Das Rezept ist überraschend einfach:
- Vorbereitung:
Wir laden alle Teilgeber für einen festen Zeitraum ein und nutzen für die Durchführung Microsoft Teams (sicher lassen sich auch andere Video-Conferencing-Tools nutzen). Vor Beginn legen wir in Microsoft Teams ein Plenum und drei Arbeitsräume an. Zusätzlich empfiehlt sich die Anlage einer „Kaffeeküche“ für den ungezwungenen und themenunabhängigen Plausch – nicht nur für „Schmetterlinge“ 😉.
- Moderation:
Wie im physikalischen Format auch, profitiert ein remote abgehaltener Open Space von einem Moderator, der dafür sorgt, dass die Struktur erhalten und der Austausch vor allem im Plenum reibungslos funktioniert. Er stellt im Dialog mit den Teilgebern die Agenda auf und verteilt die Themen in das Zeitraster und auf die Räume.
- Themen-Owner:
Jeder Teilgeber ist eingeladen, sein Anliegen zu Beginn des Open Space innerhalb eines 15- bis 30-minütigen „Marktplatzes“ im Plenum kurz vorzustellen. Wer ein Anliegen einbringt, ist als dessen Owner verantwortlich für den entsprechenden Slot.
- Agenda-Board:
Wie die meisten Video-Conferencing Tools bietet auch Microsoft allen Teilgebern ein virtuelles Whiteboard – hier wird die Agenda erarbeitet. Bei uns wird sie parallel in BAS Book, unserem unternehmensinternen Social Media Kanal, veröffentlicht, so dass alle Teilgeber immer wissen, in welchem Raum wann welches Thema diskutiert wird.
- Themen-Räume:
Jedes Thema bekommt auf der Agenda einen festen Timeslot und einen – virtuellen – Raum zugewiesen, innerhalb dessen ein freier Austausch stattfindet. Jeder Teilgeber kann immer nur in einem Raum anwesend sein und mitdiskutieren, aber jederzeit in einen anderen Raum wechseln. Idealerweise protokolliert ein Teilgeber die wichtigsten Aspekte und Impulse des Austauschs für alle einsehbar auf einem Whiteboard.
- Deep Dive:
In der Kürze liegt die Würze: Oft lässt sich ein Thema im Rahmen eines Open Space nur andiskutieren und es ist kein Fehler, wenn die Diskussion nach 45 Minuten noch so viel Energie hat, dass eine Fortsetzung des Dialogs sinnvoll und wichtig erscheint, kann die Gruppe einen neuen Raum anlegen oder sich für einen späteren Zeitpunkt verabreden. Das ist kein Bug, sondern ein Feature!
- Sum-up:
Zum Abschluss des Open Space treffen sich die Teilgeber noch einmal im Plenum. Hier fassen die jeweiligen Owner ihren Themen-Slot noch mal zusammen und stellen mögliche weitere Schritte vor. Der Moderator veröffentlicht die Flip-Chart Protokolle und alle resultierenden Aufgaben für das ganze Unternehmen transparent im BAS Book.
Fazit:
Wir sind selbst überrascht, wie gut sich ein Open Space auch virtuell organisieren lässt. Mit etwas Vorbereitung und Disziplin der Teilgeber funktioniert das Format problemlos auch remote und können unseren zweiwöchigen Rhythmus zum Austausch auch für die Zeit der Ausgangsbeschränkungen beibehalten.
