Mit hybriden Events Menschen miteinander verbinden

War das wieder ein Fest: Vom 9. bis zum 19. Juli 2021 feierte die Metropolregion das Nürnberg Digital Festival #nuedigital 2021 – das Zusammentreffen der digitalen Gesellschaft, das bereits seit vielen Jahren die zentrale Plattform der Region ist, wenn es um die Digitalisierungsthemen in nahezu allen Lebensbereichen geht. Auch dieses Mal war das Facettenreichtum der über 150 Veranstaltungen in den 12 Thementracks deutlich spürbar. Mit den analogen, virtuellen und hybriden Events fand sich die Vielfalt aber nicht nur in den Themen, sondern ebenfalls in den Veranstaltungsformaten wieder.

Diesen Aspekt der Vielfältigkeit wollten wir sowohl bei der inhaltlichen Gestaltung als auch der Durchführungsart unserer fünf Veranstaltungen aufgreifen: Wir sind dem Motto des diesjährigen Festivals „das Beste aus beiden Welten“ gefolgt und haben eine unserer Sessions als hybride Veranstaltung ausgerichtet. Die Möglichkeit der Begegnung vor Ort, den Austausch und die Interaktion face-to-face – zumindest in einem eng abgesteckten und sicheren Rahmen – war einfach zu verlockend. Erst recht nach so vielen Monaten, in denen wir fast ausschließlich remote gearbeitet und gelebt haben, mit unzähligen virtuellen Meetings und Veranstaltungen sowie einer immer deutlicher werdenden Zoom Fatigue.

Hybride Events – der Teufel steckt im Detail

Auch wenn wir in Sachen „Events ausrichten“ auf langjährige Erfahrung setzen können, so ist doch auch für uns das hybride Format ein besonderes. Eines, bei dem sowohl der virtuelle als auch der physische Begegnungs- und Erfahrungsraum gleichermaßen gestaltet werden müssen. Eines, das so viel komplexer ist als ein rein virtueller Veranstaltungsrahmen. Einige unserer „Lessons Learned“ für die Organisation hybrider Events teilen wir gerne mit euch:

1. Interaktion und Einbindung der Teilnehmer in beiden Welten sind zentrale Herausforderungen bei der Umsetzung von hybriden Veranstaltungen. Plant ihr, dass nicht nur Teilnehmende vor Ort, sondern auch das virtuelle Publikum mit den Speakerinnen und Moderatoren interagieren? Einer intensiven Auseinandersetzung mit dieser Fragestellung solltet ihr ausreichend Raum in der Vorbereitung hybrider Events geben. Welche Möglichkeiten gibt es für eine gelungene Symbiose aus Online- und Onsite-Interaktion? Je nach Anforderungen können hier Chattools, Echtzeitumfragen, Live-Q-&-A-Runden und vieles mehr zum Einsatz kommen, um allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern das Gefühl zu geben, sichtbar und eingebunden zu sein.
   
   Extrem hilfreich dabei: die Sessiongeber und Speaker durch eine Moderatorin oder einen Moderator zu unterstützen, die oder der gezielt beide „Bühnen“ im Blick hat und darauf achtet, dass jede spannende Fragestellung und jeder wertvolle Beitrag das gesamte Publikum erreicht. So könnt ihr einen natürlichen Flow für die Diskussion aufrechterhalten.
   
   Ein weiterer Tipp zur virtuellen Teilnahme: Bei allem Respekt und aller Neugier vor Innovation, es muss nicht immer das neueste und hippste Conferencing- oder Chat-Tool sein – erst recht nicht, wenn das die Interaktions-Hemmschwelle für die Teilnehmer anhebt. Hier lohnt sich der Blick auf die Bedürfnisse des Publikums und das Gemeinschaftserlebnis.
   
   
2. Vorbereitung ist das halbe Leben – oder zumindest ein solides Fundament für ein gelungenes Event! Das gilt auch für hybride Events. Ob Keynote, Best Practice, Demo, Workshop oder „Ask me anything“-Session – überlegt euch im Vorfeld, mit welchem Format ihr die Zielsetzung für euer eigenes Events oder eure Session am besten erreichen könnt und welche Akteure sowie Komponente ihr für die hybride Realisierung benötigt.
   
   
3. Gestaltung der Eventlocation und des Bühnensetups und die dafür benötigten Ressourcen (Zeit!) sollten nicht unterschätzt werden. Selbst wenn ihr – wie wir – professionelles Studioequipment und einen Streaming-Raum zur Verfügung habt, ist es wichtig, Zeit für die Inszenierung einzuplanen, um mehrere Einstellungen, verschiedene Kameraperspektiven oder auch unterschiedliche Bühnenbilder zu testen und zu optimieren.
   
   
4. Die richtige Technik gibt uns die Möglichkeit, virtuelle und hybride Veranstaltungen inzwischen auf professionellem Niveau stattfinden zu lassen. Die technische Umsetzung kann jedoch die eine oder andere Tücke verbergen. Wir stellen jedes Mal aufs Neue fest: Es gibt immer etwas, woran wir im Vorfeld nicht gedacht oder das wir unterschätzt haben. Dieses Phänomen werden diejenigen von euch, die mit Eventorganisation vertraut sind, sicherlich gut kennen. Um so wichtiger ist ein rechtzeitiger und ausgiebiger Technik-Check, der idealerweise direkt mit allen Speakern und Moderatoren des geplanten Events durchgeführt wird. So könnt ihr vorab prüfen, ob beispielsweise alle Geräte technisch miteinander kompatibel sind, die Kameras die richtigen Einstellungen haben, Live-Streaming funktioniert, die Aufnahmefunktion des Video-Conferencing-Tools die gewünschte Qualität liefert und vieles mehr
   
   Auch während des Events muss auf die Technik Verlass sein. Daher ist es essenziell vor Ort mindestens einen Ansprechpartner für technische Fragen zu haben, der auch in unvorhergesehenen Situationen und Herausforderungen Support leisten kann.
   
   

Einfach mal machen und den Erfahrungsaustausch suchen

Mit Sicherheit gibt es noch ganz viele weitere Aspekte, die im Hinblick auf die Ausrichtung hybrider Events erwähnt werden könnten. Nach jeder Veranstaltung sind auch wir mindestens eine Erfahrung reicher. Weil wir gern von- und miteinander lernen, freuen wir uns immer auf einen Wissensaustausch mit euch und unterstützen euch gern, wenn ihr mal ein hybrides oder virtuelles Format umsetzen möchtet.

Welche Eindrücke unsere Speaker während und nach ihrer Session beim Nürnberg Digital Festival 2021 mitgenommen haben, erfährst du bald hier im Blog!